ADGG0308
ASISTENCIA DOCUMENTAL Y DE GESTIÓN EN DESPACHOS Y OFICINAS
Nivel 3
Asistir a la gestión de despachos y oficinas profesionales, y/o departamentos de Recursos Humanos, de forma proactiva, organizando y apoyando la gestión administrativa y documental del mismo, y realizando las gestiones de comunicación internas y externas, la preparación y presentación de expedientes y documentos jurídicos propios ante las Administraciones Públicas, así como el mantenimiento del archivo, según los objetivos marcados, respetando los procedimientos internos y las normas legales establecidas.
- - Analizar las funciones y estilos de mando más habituales de organizaciones tipo en diferentes sectores económicos, distinguiendo sus características básicas.
- Integrar con destreza técnicas de comunicación oral en situaciones presenciales tipo del entorno profesional, adaptando el mensaje a la situación y al interlocutor de forma precisa e inequívoca y, resolviendo los problemas producidos.
- Analizar los procesos de comunicación, formales e informales, en las organizaciones, caracterizando las necesidades habituales de información demandada, y las respuestas más adecuadas a las mismas.
- Aplicar técnicas de comunicación institucional y promocional en los procesos específicos de circulación de información -interna y externa-, de organizaciones tipo del entorno profesional.
- Aplicar las técnicas de comunicación escrita en la elaboración y/o supervisión de información y documentación propia, de circulación interna o externa en organizaciones tipo, utilizando las herramientas idóneas.
- Analizar los procesos de recepción, registro, distribución y recuperación de comunicaciones escritas, internas y externas, por correo convencional o a través de medios telemáticos.
- Aplicar las técnicas de atención y respuesta de llamadas más habituales del ámbito profesional específico, en los procesos de comunicación telefónica y telemática, identificando sus dificultades y tratamiento.
- Analizar los factores generadores de conflictos o contingencias, distinguiendo las posibles consecuencias, e identificando las estrategias y técnicas para su prevención y resolución.
- - Analizar las funciones y estilos de mando más habituales de organizaciones tipo en diferentes sectores económicos, distinguiendo sus características básicas.
- UD1. LA ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN EN LOS PROCESOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES.
1.1 La empresa y su organización.
1.2 La organización empresarial.
1.3 La dirección en la empresa.
1.4 Relaciones de interacción entre dirección y la asistencia a la dirección.
1.5 Funciones del servicio del secretariado.
UD2.EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN.
2.1 El proceso de la comunicación.
2.2 La comunicación en la empresa. Su importancia.
UD3.COMUNICACIONES PRESENCIALES.
3.1 Formas de comunicación oral en la empresa –conversaciones, reuniones, tertulias, debates, mesas redondas, conversaciones telefónicas, entrevistas, discursos o exposiciones.
3.2 Precisión y claridad en el lenguaje:
3.3 Elementos de comunicación oral. La comunicación efectiva.
3.4 La conducción del diálogo.
3.5 La comunicación no verbal. Funciones.
3.6 La imagen corporativa de la organización en las comunicaciones presenciales.
UD4.EL PROTOCOLO SOCIAL.
4.2 Presentaciones y saludos.
4.3 Aplicación de técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las presentaciones. Cortesía y puntualidad.
4.4 Utilización de técnicas de imagen personal. –Indumentaria, elegancia y movimientos.
UD5.COMUNICACIONES NO PRESENCIALES.
5.1 Normas generales: contenidos.
5.2 Herramientas para la corrección de textos: Diccionarios, gramáticas, diccionarios de sinónimos y antónimos y correcciones informáticas.
5.3 Normas específicas:
5.4 La correspondencia: su importancia:
5.5. Comunicaciones urgentes:
5.6 El fax. Utilización y formatos de redacción.
5.7 El correo electrónico:
5.8 Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones escritas. Prestigio inherente.
5.9 Instrumentos de comunicación interna en una organización: buzón de sugerencias, tablones de anuncios, avisos y notas internas.
5.10 Las reclamaciones. Cómo atenderlas y cómo efectuarlas:
5.11 Legislación vigente sobre protección de datos:
UD6.COMUNICACIÓN TELEFÓNICA.
6.1 Proceso.
6.2 Partes intervinientes. Tipos de interlocutores. Tratamiento adecuado.
6.3 Prestaciones habituales para las empresas:
6.4 Medios y equipos:
6.5 Componentes de la atención telefónica: actitud física, voz, timbre, tono, ritmo, articulación, elocución, silencios, sonrisa:
6.6 Realización de llamadas efectivas
6.7 Recogida y transmisión de mensajes:
6.8 Filtrado de llamadas.
6.9 Gestión de llamadas simultáneas.
6.10 Tratamiento de distintas categorías de llamadas:
6.11 El protocolo telefónico.
6.12 Videoconferencia, FAQ –preguntas de uso frecuente PUF–, foros –de mensajes, de opinión, de discusión–, SMS –servicio de mensajes cortos para móviles–, grupos de noticias –comunicación a través de Internet–:
6.13 Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones telemáticas.
UD7.TÉCNICAS Y HABILIDADES EN EL TRATAMIENTO DE CONFLICTOS.
7.1 El conflicto como problema en la empresa.
7.2 Funciones del conflicto.
7.3 Causas de los conflictos.
7.4 Tipos de conflictos. En función de:
7.5 Agresividad humana y conflicto.
7.6 Resolución de conflictos.
7.7 Factores determinantes en la resolución de conflictos.
7.8 Relación previa entre las partes.
7.9 Naturaleza del conflicto.
7.10 Características de las partes.
7.11 Estimaciones de éxito.
7.12 Prevención de conflictos.
7.13 Desarrollo de habilidades sociales para la resolución de conflictos –empatía, asertividad, escucha activa, influencia, liderazgo, canalización del cambio y diálogo.
- UD1. LA ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN EN LOS PROCESOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES.
- Analizar las distintas fuentes de información internas y externas en las organizaciones, en función de su disponibilidad, facilidad y utilidades de acceso, y el tipo de información requerida en los documentos habituales del ámbito profesional específico.
Aplicar técnicas mecanográficas con precisión, velocidad y calidad de escritura al tacto, transcribiendo textos complejos a través de aplicaciones informáticas específicas.
Sintetizar la información relevante, guardándola en los formatos de documentos y soportes más adecuados al tipo de datos que contenga, con rapidez y precisión, para facilitar su tratamiento informático posterior.
Incorporar las informaciones y objetos obtenidos y registrados a documentos valorativos, de comunicación o decisión, de forma organizada, con corrección y ausencia de inexactitudes, a través de la aplicación informática específica y, de acuerdo con el diseño y formato establecidos.
- Analizar las distintas fuentes de información internas y externas en las organizaciones, en función de su disponibilidad, facilidad y utilidades de acceso, y el tipo de información requerida en los documentos habituales del ámbito profesional específico.
- Recopilación de la información con procesadores de texto
Metodologías de búsqueda de información.
Identificación de fuentes de información especializada: sitios web, institucionales, páginas personales, foros y grupos de noticias.
La recuperación de la información.
Selección, discriminación y valoración de la información.
Búsqueda de documentos.
Ética y legalidad.
Presentación de información con tablas.
Gestión de archivos y bancos de datos.
Grabación de archivos en distintos formatos.
Protección de archivos.
Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas.
Mecanografía. Técnicas específicas para el asistente a la dirección
Composición del teclado.
La técnica dactilográfica.
Configuración del teclado.
La trascripción de textos. –Formas, jergas, idiomas y galimatías-.
Ergonomía postural –posición del cuerpo, brazos, muñecas y manos-.
El dictado. La toma de notas.
Tratamiento de la información con procesadores de texto
El aspecto de los caracteres.
El aspecto de un párrafo.
Formato del documento.
Aplicación de manuales de estilo.
Edición de textos.
Inserción en ediciones de texto.
Documentos profesionales.
Creación de formularios.
Combinación de diferentes documentos de correspondencia.
Comparación y control de documentos.
Impresión de textos.
Inter-operaciones entre aplicaciones.
- Recopilación de la información con procesadores de texto
- - Analizar la información contenida en hojas de cálculo, identificando los resultados y la forma de presentación más adecuada, a través de gráficos, utilizando las fórmulas, funciones y otras herramientas adecuadas para alcanzarlos.
- Automatizar la captura de información proveniente de otra aplicación a través de las aplicaciones informáticas oportunas.
- Presentar los resultados resaltando aquellos que presenten determinadas condiciones por medio de los diferentes tipos de gráficos, utilizando el más adecuado en cada momento para realzar la presentación y la información que se pretende significar.
- - Analizar la información contenida en hojas de cálculo, identificando los resultados y la forma de presentación más adecuada, a través de gráficos, utilizando las fórmulas, funciones y otras herramientas adecuadas para alcanzarlos.
- Organización y operaciones con hojas de cálculo
Libro de trabajo y hoja de cálculo.
Tipos de datos: rótulos, valores, fórmulas, fechas y horas.
Diseño de hojas de cálculo.
Fórmulas y funciones.
Edición de hojas de cálculo.
Instalación personalizada de una hoja de cálculo.
Gestión de archivos: Grabación de hojas de cálculo en distintos formatos -plantilla y Web incluidos-.
Impresión de hojas de cálculo.
Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas.
Técnicas de representación gráfica en documentos
Representaciones gráficas.
Elaboración -legibilidad, representatividad, vistosidad-.
Gráficos.
Elaboración de organigramas, diagramas y mapas.
Tablas.
- Organización y operaciones con hojas de cálculo
- Realizar presentaciones de documentos profesionales tipo -valorativos, de comunicación o decisión-, visual y sonoramente enriquecidos, incorporando imágenes, gráficos, videos, sonidos u otros objetos convenientemente personalizados, y en su caso animados, a través de las aplicaciones informáticas y recursos multimedia específicos.
Adaptar cualquier imagen -logotipo, fotografía, dibujo, video, otras- o archivo de audio a los documentos propios y parámetros establecidos de organizaciones tipo.
Mantener actualizadas páginas Web de acuerdo con el diseño y a los contenidos planificados, organizándolos a través del sistema de archivos y directorios, utilizando con precisión las aplicaciones informáticas apropiadas.
Mantener la seguridad, confidencialidad y restricción en el acceso a la información y documentación creada y guardada electrónicamente, respetando los derechos de autor de los contenidos.
- Realizar presentaciones de documentos profesionales tipo -valorativos, de comunicación o decisión-, visual y sonoramente enriquecidos, incorporando imágenes, gráficos, videos, sonidos u otros objetos convenientemente personalizados, y en su caso animados, a través de las aplicaciones informáticas y recursos multimedia específicos.
- Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas
Formatos de presentaciones gráficas.
Creación de una presentación.
Las vistas.
Inserción, borrado y ordenamiento de diapositivas.
Diseño y edición de presentaciones.
Grabación, cierre y carga de una presentación.
Impresión de una presentación.
Presentaciones portátiles: creación, instalación y ejecución.
Gestión de archivos: grabación de presentaciones en distintos formatos, web incluido.
Integración presentaciones a la Intranet de la organización.
Inter-operaciones entre aplicaciones.
Edición de objetos multimedia e integración en documentos
Utilidades y características de los recursos de proyección.
Vídeo-proyectores.
Reproducción de sistemas de vídeo y audio.
Tipos de formatos soportados de objetos multimedia: imágenes, vídeo y audio.
Programas de edición de imágenes y sonido: estructura y funciones.
Operaciones de optimización de imágenes.
Digitalización de imágenes a través de escáner.
Grabación básica de audio.
Procedimientos de integración de objetos multimedia en documentos.
Integración de documentos profesionales en la web
Creación de una página web.
Inserción y eliminación de archivos.
Inserción de un hipervínculo.
Cómo se guarda la página web.
Organización de sitios web.
Procedimientos de protección de datos.
Legislación vigente y normas sobre propiedad intelectual, derechos de autor y protección de datos.
- Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas
- - Distinguir la organización de las Administraciones Públicas establecidas en la Constitución, así como las instituciones de la Unión Europea, identificando las normas jurídicas aplicables y su publicación.
- Aplicar la normativa de los procedimientos administrativo y contencioso-administrativo, en la cumplimentación, redacción y presentación de documentos e impresos oficiales tipo de los Organismos y Administraciones Públicas, de acuerdo con la naturaleza de la información a expresar.
- - Distinguir la organización de las Administraciones Públicas establecidas en la Constitución, así como las instituciones de la Unión Europea, identificando las normas jurídicas aplicables y su publicación.
- La organización de las administraciones públicas
Introducción.
La Constitución española: estructura y contenidos.
La división de poderes.
La Administración del Estado.
La Administración Autonómica.
La Administración Local.
Fuentes del Derecho.
Identificación de las normas jurídicas y órganos de elaboración, aprobación y publicación.
El Boletín Oficial de Estado y los Boletines Autonómicos.
Bases de datos de documentación jurídica en Internet.
Resumen.
Marco organizativo y normativo de la unión europea
Introducción.
La Unión Europea.
Instituciones y Órganos comunitarios.
Ordenamiento jurídico comunitario.
Diario Oficial de la Unión Europea.
Resumen.
Actuación ante las administraciones públicas
Introducción.
El acto administrativo.
Procedimiento administrativo.
El recurso administrativo.
El proceso contencioso administrativo.
Documentos de las fases del procedimiento administrativo y recursos.
La firma electrónica.
Resumen.
- La organización de las administraciones públicas
- - Analizar los documentos jurídicos necesarios para la constitución y funcionamiento legal de las distintas organizaciones, teniendo en cuenta la normativa civil y mercantil vigente.
- Distinguir los procesos y procedimientos de contratación pública interpretando la normativa jurídica aplicable a los trámites de preparación y presentación de documentación tipo.
- Cumplimentar los modelos de contratación privados más habituales en el ámbito empresarial, identificando y aplicando la normativa civil y mercantil vigente.
- - Analizar los documentos jurídicos necesarios para la constitución y funcionamiento legal de las distintas organizaciones, teniendo en cuenta la normativa civil y mercantil vigente.
- Documentación legal de la constitución y funcionamiento ordinario de la empresa
La empresa como ente jurídico y económico.
El plan de empresa.
Tipos de empresas según su forma jurídica: Características. Trámites de constitución. Documentos jurídicos necesarios para la constitución y funcionamiento. Fiscalidad. Ventajas e inconvenientes. Legislación aplicable:
Elaboración y análisis de los documentos de constitución y funcionamiento de las distintas formas jurídicas empresariales.
Elevación a público de los documentos de constitución y gestión empresarial.
Obligaciones Contables:
Obligaciones Fiscales.
Obligaciones Laborales.
Registro público:
Contratación de la empresa con organizaciones y administraciones públicas
Legislación aplicable a los procesos de contratación pública.
Partes del contrato.
Procedimiento general de contratación:
Pliego de prescripciones técnicas. Pliego de cláusulas administrativas. Certificado de existencia de crédito. Fiscalización del gasto.
Modalidades de tramitación del expediente:
Adjudicación:
Formalización del contrato.
Fuentes de información y publicidad de concursos públicos.
Contratación privada de la empresa
Proceso de contratación privado.
Normativa civil y mercantil aplicable.
Tipos de contratos: Compraventa. Franquicia. Intermediación comercial (Agencia. Comisión. Mediación). Leasing y Renting. Factoring y Confirming. Transporte. Seguro.
Búsqueda de modelos de contratos.
Cumplimentación de modelos de contratos a través de aplicaciones informáticas.
Archivo de la información y documentación de cada contrato.
- Documentación legal de la constitución y funcionamiento ordinario de la empresa
- - Resolver los problemas e incidencias básicas del equipo informático a nivel de usuario consiguiendo un grado de funcionamiento adecuado.
- Diseñar bases de datos relacionales básicas y no complejas, de acuerdo con objetivos de gestión diarios, determinando los diferentes archivos de almacenamiento y recuperación de la información junto con las relaciones más adecuadas al tipo de información que contienen.
- Analizar las utilidades de las aplicaciones informáticas de gestión de bases de datos determinando los formatos más adecuados para la introducción, recuperación y presentación de la información con rapidez y precisión, y de acuerdo con protocolos de organizaciones tipo.
- Automatizar operaciones repetitivas sencillas y el acceso a la información en las bases de datos, identificando sus instrucciones de ejecución principales y utilizando con precisión las herramientas informáticas disponibles de creación de macros.
- Analizar los procedimientos que garantizan la integridad, seguridad, disponibilidad y confidencialidad del sistema de gestión informático.
- - Resolver los problemas e incidencias básicas del equipo informático a nivel de usuario consiguiendo un grado de funcionamiento adecuado.
- UD1.Arquitectura y mantenimiento básico de equipos informáticos de oficina:
1.1 Arquitectura básica de un ordenador: evolución, tipos, elementos y esquemas funcionales.
1.2 Utilización de Redes de área local.
1.3 Instalación de componentes físicos de comunicaciones.
1.4 Procedimientos de mantenimiento preventivo.
UD2.Bases de datos relacionales no complejas:
2.1 Concepto de sistema gestor de almacenamiento de datos.
2.2 Planificación y diseño de un sistema gestor de base de datos.
UD3.Búsqueda de la información en las bases de datos:
3.1 Estructura y tipos de una base de datos.
3.2 Principales funciones de aplicaciones informáticas de gestión.
3.3 Operaciones básicas de bases de datos en hojas de cálculo.
3.4 Comandos. Conceptos generales.
3.5 Los gráficos. Conceptos generales.
3.6 Sistemas gestores de bases de datos. Definición.
3.7 Funcionalidades de simplificación de datos.
UD4.Búsquedas avanzadas de datos:
4.1 Consultas. Elementos de lenguajes consulta de datos: SQL u otros.
4.2 Creación, desarrollo y personalización de formularios e informes avanzados.
4.3 Creación y uso de controles:
4.4 Procesos de visualización e impresión de archivos, formularios e informes.
UD5.Sistematización de acciones repetitivas en las bases de datos:
5.1 Creación de macros básicas.
5.2 Generación y exportación de documentos HTML u otros.
5.3 Personalización del interfaz de usuario de sistemas gestores de bases de datos.
- UD1.Arquitectura y mantenimiento básico de equipos informáticos de oficina:
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